Administratieve ondersteuning
Facturatie en opvolging zijn vaak de eerste processen die slimmer kunnen.
Slimmer maken
Waarom doen we dit eigenlijk iedere vrijdag met de hand?
Werk uitbesteden is één ding. Werk laten verdwijnen is beter. Ik kijk naar de handmatige stappen die elke week terugkomen en richt ze opnieuw in, zodat ze minder tijd kosten of helemaal vanzelf gaan.
Zo ziet het er nu waarschijnlijk uit
Bijna elk bedrijf heeft een handvol handelingen die al jaren zo gaan, simpelweg omdat het ooit zo begon. Ze zijn zelden groot. Bij elkaar kosten ze uren.
gegevens overtypenlijstjes bijwerkendezelfde mail opnieuw schrijvenhandmatig plannenexporteren en importerenbestanden hernoemendubbel bijhoudenwekelijks overzicht makenkopiëren en plakkeniedere vrijdag hetzelfde
Waarom dit blijft bestaan terwijl je bedrijf verandert
Processen groeien mee met je bedrijf, maar worden bijna nooit opnieuw bekeken. Je bedacht ooit een werkwijze toen je vijf opdrachten per maand had. Bij vijftig opdrachten doe je hetzelfde, alleen tien keer zo vaak.
Daar komt bij dat je er middenin zit. Als je iets elke week doet, valt het niet meer op dat het onhandig is. Iemand die er van buiten naar kijkt, ziet binnen twee weken waar het schuurt.
En automatiseren voelt als een project waarvoor je tijd moet vrijmaken. Precies wat je niet hebt. Daarom pak ik het op binnen de uren die we toch al hebben afgesproken.
Regelen, structureren, slimmer maken
Wat er daadwerkelijk van je bord gaat
01
Regelen
Dit pak ik op en krijg ik gedaan.
- eerst het werk overnemen zoals het nu gaat
- bijhouden hoeveel tijd elke stap echt kost
- quick wins direct doorvoeren
- tools opzetten en inrichten
02
Structureren
Dit haal ik uit je hoofd en leg ik vast.
- processen uitschrijven zoals ze werkelijk lopen
- dubbele registratie eruit halen
- één plek waar informatie thuishoort
- werkinstructies vastleggen die iemand anders kan volgen
03
Slimmer maken
Dit hoeft niet elke week opnieuw met de hand.
- koppelingen tussen je bestaande tools
- automatische bevestigingen, herinneringen en opvolging
- formulieren die gegevens meteen op de juiste plek zetten
- terugkerende overzichten die zichzelf vullen
- handmatige stappen schrappen die niets toevoegen
Wat er verandert
Automatiseren is geen doel op zich. Het doel is dat werk niet meer telkens opnieuw aandacht vraagt.
- — terugkerend werk kost structureel minder tijd
- — minder fouten, omdat er minder wordt overgetypt
- — informatie staat op één plek in plaats van in vier bestanden
- — processen zijn overdraagbaar en niet afhankelijk van jouw geheugen
- — de uren die vrijkomen gaan naar werk dat je bedrijf wél vooruit helpt
Hoe dat in de praktijk werkt, met welke uren en waarom ik structureel werk, lees je op de pagina over samenwerken.
Veelgestelde vragen
Heb ik daar dure software voor nodig?
Meestal niet. In de meeste bedrijven zit de winst in het beter gebruiken en koppelen van tools die er al zijn. Pas als iets echt ontbreekt kijken we naar iets nieuws, en dan naar de eenvoudigste optie.
Wordt het dan niet ingewikkeld voor mij?
Nee. Alles wat ik inricht moet jij zelf ook nog kunnen begrijpen en aanpassen. Ik leg vast wat er gebeurt en waarom, in normaal Nederlands.
Wanneer is iets het waard om te automatiseren?
Simpele vuistregel: als het elke week terugkomt, altijd hetzelfde gaat en meer dan een kwartier kost. Dan verdient het zichzelf meestal binnen een paar maanden terug.
Verder lezen
Klantenservice uitbesteden
Veel klantvragen zijn te voorkomen met betere informatie en opvolging.
Zo werkt de samenwerking
Slimmer maken gebeurt binnen het vaste tijdsblok, niet als los project.
Kennismaken
Vertel me wat erbij kwam.
In een vrijblijvende kennismaking van een half uur nemen we door wat er nu op jouw bordje ligt, wat daarvan structureel bij mij kan liggen en of een vaste samenwerking past.